表單群組設定

「表單群組設定」可協助管理者依照公司需求，管理不同人員可以申請哪些表單，以及各申請單對應的簽核流程。

設定時分為兩個部分：先將申請單加入表單群組，再將員工資料指派至對應的表單群組。

完成設定後，群組成員即可使用該群組開放的申請單。

小提醒

一筆員工資料只能隸屬一個表單群組，不能同時套用多個表單群組。

01｜建立表單群組

操作路徑： 表單 ➝ 表單建置/流程設計 ➝ 表單群組設定

操作步驟如下：

1. 進入「表單群組設定」頁面，點擊「新增」。
2. 填寫表單群組的各欄位資料。
3. 點擊「確認新增」。
4. 進入新建的表單群組詳細資料。
5. 依序完成「一般表單」、「行政支援表單(電子表單)」及「群組成員」設定。
6. 點擊右上角「確認修改」儲存設定。

小提醒

建立表單群組後，還需要設定開放使用的表單及群組成員，才能完整設定該群組的表單使用權限。

02｜新增可申請的表單

在表單群組詳細資料中，切換至「一般表單」或「行政支援表單(電子表單)」頁面，點擊表單類別右側的「新增」，勾選要開放給此群組使用的申請單。

只有加入表單群組的申請單，群組成員才能在系統中提出申請。

若申請單有設定簽核流程，也請一併確認簽核流程對應的表單群組是否正確。

03｜設定群組成員

切換至「群組成員」頁面，勾選要加入此表單群組的員工，再儲存設定。

群組成員異動說明

一筆員工資料只能隸屬一個表單群組。若員工需要更改群組，不需要先手動將員工從舊群組移除，可直接在新的表單群組成員中勾選該員工，系統會自動將其從舊群組中取消勾選，以最新勾選的群組為準。

04｜表單群組設定的影響

05｜設定後如何生效？

表單群組設定完成並儲存後，受影響的員工需要重新登入系統，系統才會重新載入最新的表單權限。

重新登入後，員工即可查看並使用所屬表單群組開放的申請單。

06｜常見問題

06-1｜員工登入後，看不到需要的申請單？

請依序確認以下設定：

1. 確認員工資料所屬的表單群組

可透過以下任一方式確認：

• 由員工資料確認： 進入 人事 ➝ 組織管理 ➝ 員工管理，點入該筆員工資料，確認「組織歸屬」中的「表單群組」是否正確。
• 由表單群組確認： 進入 表單 ➝ 表單建置/流程設計 ➝ 表單群組設定，點入對應群組的「群組成員」頁面，確認是否已勾選該筆員工資料。

2. 確認申請單是否已加入群組 進入表單群組的「一般表單」或「行政支援表單(電子表單)」頁面，確認需要的申請單是否已加入。 3. 確認簽核流程設定 若申請單有設定簽核流程，請確認對應的表單群組是否正確。 4. 重新登入系統 確認上述設定並儲存後，請員工重新登入，讓系統載入最新的表單權限。

06-2｜員工已屬於其他表單群組，需要先移除嗎？

不需要。

一筆員工資料只能隸屬一個表單群組。直接在新的表單群組中重新指派該員工資料，系統就會自動更新其所屬群組。

06-3｜申請單已加入群組，但員工仍無法送出申請？

請確認以下項目：

1. 申請單是否已設定簽核流程： 確認該申請單已完成必要的簽核流程設定。
2. 簽核流程對應的表單群組是否正確： 確認簽核流程指定的表單群組與員工資料所屬的表單群組一致。
3. 員工資料是否已加入正確群組： 確認該員工已被指派至對應的表單群組。
4. 是否已重新登入： 儲存設定後，請員工重新登入系統，再確認是否能正常申請。

06-4｜修改表單群組後，會立即生效嗎？

不會立即生效。完成設定並儲存後，受影響的員工需要重新登入系統，系統才會重新載入最新的表單權限。