報到資料維護

「報到資料維護」可協助人資人員管理新進員工的報到資料。人資可透過系統建立報到紀錄，並寄送填寫連結給新進員工，讓員工在報到前先填寫個人基本資料。

員工完成填寫後，人資即可將資料帶入「新進作業」，確認資料內容並完成後續建檔，減少重複輸入資料的時間。

01｜報到資料設定

操作路徑： 人事 ➝ 報到管理 ➝ 報到資料維護 ➝ 設定

人資人員可依公司需求調整報到填寫設定，包含以下項目：

設定項目	說明
員工填寫須知	輸入填寫說明，讓員工在填寫報到資料時參考。
員工填寫欄位	勾選需要員工填寫的欄位，勾選的欄位將設為必填。
連結有效期限	設定報到填寫連結的有效時間。若有需要，也可針對個別報到紀錄調整期限。

操作路徑： 人事 ➝ 報到管理 ➝ 報到資料維護

請依照以下步驟操作：

操作情境	建議怎麼做？
已寄送郵件，且連結仍有效	不需重複寄送；若員工尚未收到或需要連結，可直接複製有效連結提供給員工。
員工已完成報到資料填寫	不需再次寄送，系統會依報到完成狀態限制再次發送。
尚未寄送郵件，但連結已失效	點擊「重取連結」，取得新連結後再寄送給員工。
已寄送郵件，但員工逾期未填寫	點擊「重取連結」，重新取得連結並寄送，讓員工繼續完成報到資料填寫。

小提醒

若報到連結尚未失效，可直接複製連結提供給員工，不一定要重新寄送郵件。若連結已失效，則需先點擊「重取連結」，再將新連結提供給員工。

員工完成報到資料填寫後，人資可將資料帶入「新進作業」，接續辦理員工資料建檔。

操作方式如下：

系統也會標示已由員工填寫完成的資料欄位，並在新進作業中顯示報到作業來源的圖示，方便人資辨識資料來源。

若員工尚未完成報到資料填寫，則無法將該筆資料帶入新進作業。

系統提供查詢條件，方便人資追蹤報到進度及管理新進資料。

查詢功能	可使用的條件
報到資料維護	可依「預計報到日期」及「報到狀態」篩選報到紀錄。
新進作業	除基本查詢條件外，可使用「新增管道」篩選，辨識透過報到作業建立的員工資料。