表單角色設定、角色關係表

「表單角色設定」可協助管理者建立簽核流程需要的角色，例如主管、總監、人資或會計等，供表單建置時指定各關卡的簽核對象。

除了依組織關係取得簽核人員，也可以指定固定人員，或透過「角色關係表」依不同部門、員工資料對應不同的簽核人員，讓簽核流程更符合公司的實際分工。

01｜建立表單角色

操作路徑： 表單 ➝ 表單建置/流程設計 ➝ 表單角色設定

操作步驟如下：

1. 進入「表單角色設定」頁面，點擊「新增」。
2. 填寫角色名稱，例如主管、總監、人資或會計等。
3. 選擇「角色定義」。
4. 若選擇「關係表」，請先建立對應的「角色關係表」。
5. 確認資料無誤後，點擊「確認新增」。

02｜角色定義說明

建立表單角色時，可依簽核需求選擇以下角色定義。

03｜角色關係表設定

當同一個簽核角色需要依不同部門或員工資料，對應不同的簽核人員時，可以使用「角色關係表」進行設定。

例如，各部門都有「總監」這個簽核角色，但實際負責簽核的人員不同，就不需要為每個部門建立不同的表單角色，只要建立一個「總監」角色，再透過角色關係表設定對應人員即可。

操作路徑： 表單 ➝ 表單建置/流程設計 ➝ 角色關係表

03-1｜依部門指定簽核人員

若不同部門的同一表單角色由不同人員負責，可使用「部門對員工」類型。

例如：

建立對應資料後，系統即可依角色關係表的設定，將簽核角色對應至不同人員。

03-2｜依員工資料指定簽核人員

若同一部門內，不同員工需要由不同主管簽核，可使用「員工對員工」類型。

例如：

透過角色關係表，可讓同一個「專案主管」角色依不同申請人對應至指定的簽核人員。

03-3｜建立角色關係表

系統提供兩種建立方式：

方式一：單筆新增

1. 進入「角色關係表」頁面，點擊「新增」。
2. 選擇類型。
3. 填寫對應資料。
4. 點擊「確認新增」完成設定。

類型包含：

• 部門對員工
• 員工對員工

方式二：批量匯入

1. 點擊「批量匯入」。
2. 下載範例檔。
3. 依範例填寫類型、編號及名稱。
4. 上傳檔案完成匯入。

小提醒

建立角色關係表後，還需要回到「表單角色設定」，將角色定義選為「關係表」，才能在表單建置管理的簽核流程中選用該角色。

04｜設定完成後如何生效？

建立表單角色後，還需要在「表單建置管理」的簽核流程中選用該角色，才能將角色套用至實際的簽核流程。

若修改角色關係表，後續新送出的申請會依最新設定對應簽核人員；已送出的申請則仍依送出當時的簽核流程及簽核人員進行。

05｜常見問題

05-1｜為什麼在表單建置管理中找不到新建立的角色？

請依序確認以下項目：

1. 確認角色是否建立完成： 至「表單角色設定」確認角色已成功新增並儲存。
2. 確認角色關係表是否完成： 若角色定義選擇「關係表」，請確認已建立對應的角色關係表。
3. 重新開啟表單建置管理： 若新增角色前已開啟表單建置管理頁面，請重新整理或重新開啟頁面，再確認是否能選取該角色。

05-2｜什麼情況需要使用角色關係表？

當同一個簽核角色需要依不同部門或員工資料，對應不同簽核人員時，就適合使用角色關係表。

例如，業務部的「總監」由王小明簽核，行政部的「總監」由陳小華簽核。此時只需建立一個「總監」角色，再透過角色關係表設定不同部門對應的人員即可。

05-3｜修改角色關係表後，已送出的申請會同步更新嗎？

不會。

修改角色關係表後，僅影響後續新送出的申請；已送出的申請仍依送出當時的簽核流程及簽核人員進行簽核。