表單建置管理

「表單建置管理」可協助管理者建立各類申請單，並設定表單的適用群組、簽核角色及簽核流程，讓不同人員依照公司規範提出申請，並由指定人員進行審核。

建立表單時，主要需要完成三項設定：

• 表單資料： 設定表單名稱、類別等基本資料。
• 適用群組： 指定哪些表單群組可以使用此申請單。
• 簽核流程： 設定簽核步驟、簽核角色及相關權限。

01｜建立表單

操作路徑： 表單 ➝ 表單建置/流程設計 ➝ 表單建置管理

操作步驟如下：

1. 進入「表單建置管理」頁面，點擊「新增」。
2. 選擇要建立的表單類型：一般表單、原電子表單、新版電子表單。
3. 填寫表單基本資料。通常「表單類別」會等同「實際表單類型」。 表單類別= 此張表單歸屬於哪個類別 實際表單類型= 此張表單的申請欄位樣式要套用哪種表單類型 選單分類= 此張表單會被歸類在左側選單的哪種表單大類)
4. 設定適用的表單群組。
5. 設定各簽核關卡的簽核角色。
6. 設定簽核流程及相關權限。
7. 確認設定無誤後，點擊「完成」儲存。

系統提供以下兩種表單類型：

02｜設定表單基本資料

建立表單時，請依需求設定表單相關資料。

小提醒

表單建置完成後，還需要確認員工資料是否已加入適用的表單群組，員工才能在系統中使用對應的申請單。

03｜設定簽核流程

建立表單時，可依公司內部的簽核規範，設定各關卡的簽核角色與流程。

整個流程最多需要___個步驟

代表此張表單需要經過簽核幾個關卡。

若流程會因申請天數不同而有所不同，則填入最多需要簽核的關卡數。

「核決後需經人事單位確認」及「流程最後需經申請人閱畢」，因不具簽核(同意/否決)權，僅供知會，故不計入關卡數。

舉例: 建立一張請假單，請假日數3天內由直屬主管簽核，3天以上除了直屬主管，還需經由總經理簽核。則整個流程最多需要的步驟要填入2。

03-1｜簽核權限說明

03-2｜依申請天數設定簽核流程

若表單需要依申請天數決定簽核方式，可設定不同天數區間對應的簽核判斷規則。送出申請後，系統會依申請天數套用對應的簽核流程。

若表單沒有天數判斷需求，則可依實際簽核規範設定流程，並留意流程步驟的計算方式，以「需要簽核的關卡數」為準。

03-3｜設定申請人閱畢或人事單位確認

若希望表單完成簽核並生效後，再由申請人確認閱讀，可勾選「流程最後須經申請人閱畢」。設定後，表單生效時會通知申請人完成閱畢。

若希望表單完成簽核並生效後，再由人事單位確認閱讀，可勾選「核決後須經人事單位確認」。設定後，表單生效時會通知人事單位確認。

04｜表單設定的影響與生效方式

表單建置完成後，表單的適用群組及簽核流程設定，會影響員工後續的申請作業。

新建立的表單完成設定後即可使用。若修改既有表單的適用群組、簽核角色或簽核流程，後續新送出的申請單會依最新設定執行；已送出的申請單則仍依送出當時的簽核流程進行。

05｜常見問題

05-1｜表單建立完成後，員工看不到申請單？

請依序確認以下項目：

1. 表單是否設定適用群組： 確認該申請單已設定可使用的表單群組。
2. 員工是否加入正確群組： 確認員工資料已加入該表單所適用的群組。
3. 適用角色是否正確： 確認表單相關角色設定符合實際需求。
4. 是否已重新登入： 若剛修改表單群組設定，請員工重新登入系統，再確認是否能看到申請單。

05-2｜送出申請後，為什麼沒有由預期的人員簽核？

請確認以下設定：

1. 簽核流程是否已完整設定。
2. 各關卡的簽核角色是否正確。
3. 表單是否設定依申請天數判斷簽核流程。
4. 若有設定天數區間，請確認本次申請的天數是否符合預期的流程條件。

05-3｜修改簽核流程後，已送出的申請單會同步更新嗎？

不會。

修改簽核流程後，僅影響後續新送出的申請單。已送出的申請單仍依送出當時的簽核流程進行簽核。