員工差旅費用統計查詢
功能概述
部門主管可透過系統檢視人員的差旅費用明細,協助主管掌握團隊差旅支出狀況,並進行預算控管與費用核銷進度追蹤。
操作前置條件
在執行差旅費用統計查詢前,請確認人員已完成以下程序,以確保查詢資料完整:
| 操作情境 | 系統檢核邏輯 | 建議處理方式 | 預期結果 |
|---|---|---|---|
| 出差紀錄確認 | 系統需有對應的出差、公出或國外出差申請單 | 請人員確認已於系統完成差勤申請 | 系統產生對應的差勤紀錄 |
| 費用報告確認 | 系統需有對應的「出差旅費報告表」申請紀錄 | 請人員完成差旅費用核銷申請流程 | 系統產生對應的費用統計資料 |
費用統計查詢步驟
完成上述申請流程後,管理者可依照下列路徑查詢差旅費用:
差勤➝查詢作業➝「員工差旅費用統計查詢」
進入查詢頁面後,可依需求設定查詢條件,例如人員、部門或日期區間。
完成條件設定後,點擊「開始查詢」,系統即會顯示符合條件的差旅費用明細。
若需將查詢結果另存或列印,可點擊「文件」,依需求進行相關操作。
查詢邏輯與處理方式
| 操作情境 | 系統檢核邏輯 | 建議處理方式 | 預期結果 |
|---|---|---|---|
| 查詢特定期間費用 | 系統依據設定的日期區間篩選差旅費用資料 | 設定欲查詢的起訖日期 | 顯示指定期間內符合條件的差旅費用明細 |
| 查詢特定人員 | 系統依據查詢條件篩選人員資料 | 選擇欲查詢的人員 | 顯示該人員符合條件的差旅費用資料 |
| 查詢無資料 | 系統檢核查詢條件內是否有符合的差旅費用資料 | 確認日期、人員或部門等查詢條件是否正確 | 顯示符合條件的資料或提示查無資料 |
| 費用資料不完整 | 系統需有對應的差旅申請及「出差旅費報告表」資料 | 確認相關申請是否已完成 | 顯示完整的差旅費用統計資料 |
小提醒
差旅費用統計資料需有對應的差旅申請及「出差旅費報告表」資料,若人員尚未完成相關申請或核銷流程,查詢結果不會顯示完整的費用資料。