常用事由與交通工具地點設定
「常用資料設定」可讓管理者預先建立表單申請時常用的選項，例如事由、交通工具及前往地點／國家。
完成設定後，員工申請表單時即可直接選取預設資料，減少重複輸入，也能讓申請資料更一致。
本功能包含以下三種設定：
| 設定項目 | 用途 |
|---|---|
| 常用事由設定 | 預先建立常用事由，供申請表單選取。 |
| 常用交通工具設定 | 預先建立交通工具，供公出及出差申請選取。 |
| 常用前往地點／國家設定 | 預先建立地點或國家，供公出及出差申請選取，並可限制員工自行輸入。 |
01｜常用事由設定
操作路徑： 表單 ➝ 基本設定 ➝ 常用事由設定
操作步驟
- 點擊「新增」。
- 勾選要套用此事由的表單。
- 輸入事由內容。
- 設定排序。
- 點擊「確認新增」，完成設定。
排序方式
系統會依排序數值由小至大顯示選項。建議依照實際使用頻率或作業需求安排順序，讓員工更容易找到常用項目。
| 排序 | 事由範例 |
|---|---|
| 1 | 公出拜訪客戶 |
| 2 | 外出送件 |
| 3 | 教育訓練 |
| 4 | 其他 |
完成設定後，員工申請已設定的表單時，即可從下拉選單選取常用事由。
02｜常用交通工具設定
操作路徑： 表單 ➝ 基本設定 ➝ 常用交通工具設定
操作步驟
- 點擊「新增」。
- 輸入交通工具名稱。
- 設定排序。
- 點擊「確認新增」，完成設定。
排序方式
系統會依排序數值由小至大顯示交通工具，方便員工快速選取。
| 排序 | 交通工具範例 |
|---|---|
| 1 | 高鐵 |
| 2 | 台鐵 |
| 3 | 捷運 |
| 4 | 計程車 |
完成設定後，員工於公出或出差申請時，即可選取預先建立的交通工具。
03｜常用前往地點／國家設定
操作路徑： 表單 ➝ 基本設定 ➝ 常用前往地點／國家設定
操作步驟
- 點擊欲維護的「實際表單類型」。
- 加入常用地點或國家。
- 依需求勾選「不開放自行填寫」。
- 點擊「確認新增」，完成設定。
「不開放自行填寫」有什麼差別？
| 設定方式 | 員工可使用的方式 |
|---|---|
| 勾選 | 僅能從系統預設清單中選擇地點或國家。 |
| 未勾選 | 可選擇系統預設資料，也可自行輸入地點或國家。 |
若公司希望統一申請資料格式，建議勾選「不開放自行填寫」，避免員工以不同方式輸入相同地點或國家。
完成設定後，員工於公出或出差申請時，可點擊「＋」選擇預先建立的地點或國家。
04｜生效方式
完成新增或修改並儲存後，設定即可套用於對應的申請表單。後續新增的申請將依最新設定提供選項。
若新增常用事由後，員工仍看不到選項，請先確認是否已勾選適用的表單，以及是否已完成新增並儲存。
05｜常見問題
05-1｜新增常用事由後，員工看不到選項，怎麼辦？
請確認以下兩項：
- 是否已勾選適用的表單： 至
表單 ➝ 基本設定 ➝ 常用事由設定，確認該事由已勾選要套用的申請表單。 - 是否已完成新增： 確認已點擊「確認新增」，完成設定。
05-2｜常用事由或交通工具沒有依預期排序，怎麼辦？
請確認各項資料是否已設定正確的排序數值。
系統會依排序數值由小至大顯示選項，請依實際需求調整排序。
05-3｜為什麼員工仍可以自行輸入前往地點或國家？
請至 表單 ➝ 基本設定 ➝ 常用前往地點／國家設定，確認是否已勾選「不開放自行填寫」，並確認設定已完成儲存。
勾選後，員工僅能從系統預設清單中選擇地點或國家。
05-4｜新增或修改常用資料後，何時生效？
完成設定並儲存後，後續新增的申請即可依最新設定使用常用事由、交通工具及前往地點／國家等選項。
